Назначение номенклатуры

  1. Назначение и особенности заполнения Номенклатуры конфиденциальных дел.

Номенклатура к/дел – оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований (заголовков) дел с указанием их индексов (номеров), сроков их хранения и списком лиц, которые имеют право доступа к документам дела.

Используется при проверке наличия конфиденциальных дел.

Назначение номенклатуры дел:

распределение исполненных документов в дела;

систематизация и учет дел;

закрепление индексов дел;

установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

является основой для составления актов на уничтожение дел;

может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

5. Назначение и особенности оформления Описи конфиденциальных дел  и документов постоянного срока хранения

Опись составляется на каждый документ отдельно. Категория определяется в соответствии с грифом и в соответствии с типом документа, а также в соответствии со сроком хранения документа.

Опись имеет следующие графы:

  1. Индекс дела /номер документа выделенного хранения, гриф ограничения доступа
  2. Заголовок дела/документа
  3. Крайние даты документов, вложенных в дело или дата документа
  4. Количество листов дела
  5. Срок хранения и номер статьи по перечню.

Гриф ограничения доступа описи определяется в соответствии с совокупностью сведений, содержащихся в заголовках дел.

Опись регистрируется в ЖУИКД.

6.     Назначение и порядок составления архивного шифра конфиденциального дела

Архивный шифр содержит:

  1. Номер фонда (1 – если не гос.архив, N – если гос.архив)
  2. Номер описи (1+литерные дополнения +гриф огр.доступа)
  3. Номер единицы хранения

Литерные дополнения: П=постоянные документв

                                        В=временные

                                        Т=технические

Номер единицы хранения = номеру дела в описи/передачи на архивное хранение

При передаче в гос.архив: опись в 4х экз., 4-ый экз – в организации

При передаче в негос.архив: опись в 2х экз., 1-ин – в организации

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector