Учет расчетов с подотчетными лицами

У каждого предприятия появляется необходимость направить своих сотрудников в командировку.

Подотчетными лицами называются работники организации, получающие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно-хозяйственные расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации.

На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок введения кассовых операций. Подотчетные суммы учитываются на активном синтетическом счете 71 « Расчеты с подотчетными лицами». Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается так:

           Дебит 71

           Кредит  счета. 50 « Касса»

Срок командировки не должен превышать 40 дней.

 

Основные документы, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами:

 

1.     Служебные задания, на обратной стороне которых по прибытию из командировки составляется отчет о его выполнении.

2.     Приказ руководителя

3.     Командировочное удостоверение, в котором делаются отметки о прибытии и выбытии в пунктах назначения.

4.     Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)

5.     Приходный кассовый ордер (форма № КО-1)

6.     Платежная ведомость

7.     Авансовый отчет. Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма № АО-1) об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно- хозяйственные расходы, то отчет составляется также в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти сумм выданы. В случаях когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица.

При приобретении материальных ценностей для производственных  нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или организации- изготовителей продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов. К таким документам относятся накладная на отпуск товаров и квитанция к приходному кассовому ордеру. Если в накладной сума НДС выделена отдельной строкой, она отражается на счете 19 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета о оприходования тмц.

8.Прочие (счет, квитанция, проездные билеты, акт закупки тмц и т.д.)

 

Выдача подотчетному лицу наличных денег возможна только при условии, что оно представило исчерпывающий отчет о средствах, выданных ему ранее, и рассчиталось.

Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями:

 

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

Кредит счета 50 «Касса»- выданы денежные средства подотчетному лицу;

Дебет счета 10 «Материалы»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы материальные ценности по учетной стоимости;

 

Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражен НДС по приобретенным материальным ценностям;

Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам»

Кредит счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет  19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»- сумма принята к зачету.

При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС расчетным путем не выделяется и соответственно налоговом вычету не подлежит.

Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу только после приказа директора. Суммы командировочных расходов сверх установленных законодательством норм в бухгалтерском учете наряду с расходами в пределах норм и ненормируемыми относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при  налогообложении прибыли.

Согласно ст.264 Налогового Кодекса РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком доход, относятся расходы на:

1.     проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

2.     наем жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах  (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере , за пользование реабилитационно -оздоровительными объектами );

3.     суточное и полевое довольстве в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;

4.     оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

5.     сборы консульские, аэродромные, за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морским каналами, другими подобными сооружениями, иные аналогичные платежи и сборы.

Командировочные расходы при выдаче средств подотчетному лицу после его возвращения из командировки и оформления авансового отчета оформляются следующими учетными записями:

Дебет счета  71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

Кредит счета 50 «Касса»- выданы денежные средства на командировочные расходы;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» , 44 «Расходы на продажу» и др.;

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена стоимость проездных билетов (без НДС) с отнесением на соответствующие расходы;

Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»;

Кредит счета 71 «Расчеты  с подотчетными лицами»- отражен НДС по проездным билетам;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» 44 «Расходы на продажу» и др.;

Кредит счета 71 «Расходы с подотчетными лицами»-отражена стоимость проживания в гостинице (без НДС) с отнесением на соответствующие расходы;

Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19-3 «НДС по приобретенным МПЗ»;

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражен НДС по оплате за проживание в гостинице;

Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» , 44 «Расходы на продажу» и др.;

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражены суточные с отнесением на соответствующие расходы (НДС не выделяется).

  В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов, о чем делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть остаток средств в кассу. Эта сумма может быть удержана из зарплаты подотчетного лица. Если авансовый отчет не представлен, имеются иные финансовые претензии к подотчетному лицу, в бухгалтерском учете производятся записи:

 Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражен факт отсутствия авансового отчета;

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»-предъявлены финансовые претензии подотчетному лицу;

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»- удержано из зарплаты подотчетного лица.

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector